In questo articolo parliamo di come le aziende, in particolare alcune categorie, nell’arco di qualche anno , abbandoneranno la classica archiviazione cartacea dei documenti per passare poi ad una conservazione sostitutiva, ossia ad una dematerializzazione dei documenti, apportando così notevoli risparmi sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
Consideriamo che il Politecnico di Milano, stima un risparmio di circa 12 miliardi di Euro all’anno. Ricordiamo brevemente che la conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana e che garantisce nel tempo la validità legale del documento, attraverso l’apposizione della firma elettronica e la marcatura temporale.
Conservare digitalmente, significa sostituire i documenti cartacei con gli equivalenti in formato digitale. La conservazione sostitutiva rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo l’opportunità di snellimento dei volumi ed efficacia dei processi documentali. Solo dopo il processo di conservazione sostitutiva i documenti cartacei potranno essere smaterializzati (distrutti).
In questo modo si libereranno gli archivi di tutta la carta che per legge si dovrebbe altrimenti mantenere per almeno 10 anni.