Chiunque abbia mai gestito un team di lavoro sa benissimo quanto sia difficile aumentare l’efficienza e la produttività del gruppo di lavoro. Se la motivazione è l’elemento più difficile da ottenere, è comunque possibile migliorare i risultati aumentando la fluidità dei processi di lavoro e incrementando la trasparenza, l’interoperabilità e la collaborazione tra i dipendenti.
Molte volte, infatti, il lavoro viene rallentato dalla mancanza di strumenti di gestione e comunicazione adeguati al corretto svolgimento del lavoro. Oggi, per fortuna, anche le piccole e medie imprese con piccoli budget possono affrontare la spesa necessaria a dotarsi di questi strumenti “intelligenti”. Le tecnologie informatiche, infatti, hanno consentito l’ideazione e lo sviluppo di strumenti intelligenti a costi finalmente competitivi, e perciò accessibili anche alle aziende di dimensioni ridotte.
Vediamo in un veloce elenco alcuni esempi concreti:
- software di gestione documentale: servono per archiviare in formato digitale tutti i documenti, riducendo in questo modo i costi di stampa e gestione dell’archivio cartaceo. La versione “cloud” di questi software permette poi di archiviare su uno spazio virtuale un numero virtualmente illimitato di file. L’ulteriore vantaggio di questa seconda opzione è quello di poter accedere all’archivio e scaricare i documenti da qualunque dispositivo dotato di una connessione ad internet semplicimente con username e password.
- centralino telefonico: rispetto al passato, quando il centralino telefonico era solo quello analogico tradizionale, oggi esiste una soluzione più economica, flessibile e scalabile. Si tratta del centralino VoIP, che non si appoggia alla rete tradizionale ma solo alla rete internet. Questa soluzione permette alle aziende di cominciare con un numero limitato di telefoni VoIP (poniamo due o tre) e di aggiungerne di nuovi via via che le esigenze delle aziende crescono. L’unico limite è quello relativo all’ampiezza di banda.
- CRM: un CRM è uno strumento che permette di gestire e archiviare tutte le informazioni relative alla propria clientela, in modo da poter migliorare la gestione dei propri contatti commerciali. Oggi anche il CRM si è trasformato in un’applicazione web, cioè accessibile da qualunque dispositivo connesso ad internet. I vantaggi di una soluzione “web-based” sono molteplici: non occorre installare l’applicativo sul proprio pc, non bisogna occuparsi degli aggiornamenti (rilasciati in automatico e a livello centrale) e si riducono i rischi legati a virus e malware. Con un CRM si rende più efficiente e razionale la gestione della clientela, tracciando le trattative con i propri clienti ed effettuando statistiche e report con cui ottenere un’analisi dettagliata del proprio business.
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