Archiviazione ottica

Archiviazione ottica: con questo termine, si indica l’archiviazione digitale veloce dei documenti cartacei rilevanti di enti pubblici, professionisti, uffici giudiziari, aziende ecc. attraverso un procedimento di scannerizzazione. Documenti che verranno conservati in formato digitale e che garantiranno nel tempo la loro validità legale attraverso la firma digitale.

ARXivar e l’archiviazione ottica

Questo processo, consente di archiviare qualsiasi tipo di documento senza alcun limite di spazio, gestisce articoli, immagini e corrispondenza, e da la possibilità di consultare ciò che si desidera, in assoluta tranquillità, grazie alle funzioni di consultazione da remoto, via web. Tutto questo, è reso possibile grazie all’utilizzo di ARXivar, il nuovo software per l’archiviazione ottica e la gestione elettronica documentale che consente di eliminare completamente qualsiasi tipo di archivio cartaceo.

Classificazione e fascicolazione nell’archiviazione ottica

Il processo di archiviazione ottica richiede un’attenzione particolare alla conservazione e classificazione dei documenti informatici, in modo da rendere il flusso documentale più efficiente ed efficace. Alla base di tutto ciò, si fa riferimento all’integrità del documento, la provenienza, l’identità e la reperibilità ( classificazione e fascicolazione dei documenti ).

Vantaggi dell’archiviazione ottica

I vantaggi dell’archiviazione ottica all’interno di un’azienda, sono molteplici, quali la scomparsa degli archivi cartacei con la relativa riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio, la riservatezza delle informazioni, l’inalterabilità dei documenti nel tempo, una ricerca semplice ed istantanea e la condivisione dello stesso documento da più persone contemporaneamente.

Procedure dell’archiviazione ottica

Per ottenere un’archiviazione ottica efficiente, le fasi sono diverse. Si comincia prelevando i documenti dall’ archivio, si preparano eliminando i fermagli e i punti metallici, si passa alla protocollazione automatica direttamente dagli scanner ed infine si archiviano.