Come il
viso rappresenta una persona, così il centralino rappresenta un ufficio o gli
affari. E proprio come noi ci formiamo un’opinione guardando una persona, (di
solito il viso), la maggior parte dei visitatori si formano un’opinione sui
nostri affari e su come sono portati avanti guardando l’area del centralino.
E forse
la cosa più importante in quell’area è la scrivania del centralinista e il
relativo arredamento
call center. Queste scrivanie possono essere di molte tipologie. Per
esempio, spesso sono in legno, vetro e persino acciaio. E sono di molte forme,
rettangolari, quadrate e persino a semi-cerchio. Perciò se avete un ufficio da
decorare, una scrivania intelligente e in stile è ciò di cui avete bisogno.
Ma
l’importanza della scrivania va oltre il fatto di abbellire quell’area. Queste
scrivanie devono avere anche un’utilità pratica, perché è qui che si trova
l’area accoglienza dell’azienda. Ci sono molti compiti importanti che sono
portati avanti in quest’area, come ricevere e spedire le lettere, curare le
telefonate e soprattutto prendersi cura dei visitatori. Perciò il design delle
scrivanie è molto importante. Devono essere disegnate per portare avanti
facilmente molteplici compiti, perché spesso al front office le persone hanno
bisogno di passare da un compito all’altro. La scrivania deve aiutarli in
questo e il design non deve mai essere
d’ostacolo allo svolgimento delle diverse fluide operazioni.
Il
tavolo della centralinista dovrebbe avere anche un po’ di spazio per
l’immagazzinamento, dove una persona può tenere al sicuro alcuni documenti
importanti. Dovrebbe anche essere disegnato in modo che i fili dei telefoni,
fax e altri dispositivi possono essere ben sistemati e non siano esposti ai
visitatori, per questo occorre affidarsi a professionisti nella vendita open
space. La maggior parte degli uomini d’affari conosce l’importanza di
fare una bella prima impressione sul posto di lavoro: vestire in modo classico
ai colloqui di lavoro, non dire nulla di negativo sui passati impiegati,
curriculum vitae comprovati e con lettere di accompagnamento.
La
stessa regola “non avrai mai una seconda possibilità per fare una buona prima
impressione” dovrebbe essere applicata anche nel disegnare o decorare lo spazio
di lavoro, dicono gli architetti.
Di
importanza critica è l’ingresso, ovvero l’area del centralino. Quest’area è un
po’ come il biglietto da visita dell’azienda, le persone dovrebbero entrare,
guardarsi intorno e capire subito ciò che fa l’azienda.
L’area
della reception dev’essere accogliente ma anche emanare creatività, essendo
interessante e sorprendente, per esempio con l‘utilizzo di blu sui muri, e
ripiani verde menta che curvano all’interno accogliendo i visitatori. Secondo
molti designer, quest’area dovrebbe essere in qualche modo separata dal resto
degli uffici, i visitatori che entrano devono avere un’idea di ciò che succede
nell’azienda, però non devono essere catapultati subito in un ambiente di
lavoro vero e proprio. Se un’azienda poi vuole davvero sempre essere al passo
coi tempi, sarebbe bene rinnovare l’area della reception periodicamente.
La
centralinista rappresenta il punto iniziale di contatto con il mondo esterno e
perciò è in una posizione di potere per migliorare il modo in cui è percepita
l’azienda.
Per
questo è importante che questa persona sia ben preparata ad affrontare i
diversi compiti che si troverà ad affrontare, supportata naturalmente da
accessori, arredamenti e pareti
divisorie ufficio ottimali e funzionali. Per questo ora esistono
anche diversi corsi, anche online, offerti da enti o scuole per preparare al
meglio le centraliniste, dato che sono il primo contatto che i clienti o i
visitatori hanno con l’azienda e quindi il modo in cui si relazionano con essi
è di primaria importanza al fine di fare un’ottima prima impressione.
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