Rassegne? Ecco come organizzarle.

Una location è il biglietto da visita di una rassegna, il contenitore del messaggio da divulgare durante l’evento. Si, la rassegna  è un evento in tutti i sensi, va pianificato e gestito come tutti gli altri eventi ed ha bisogno di essere gestito da un team di professionisti. L’eccellenza è data dai dettagli, a partire dalla location che dovrà essere il contorno naturale dell’evento, contestualizzandolo grazie all’integrazione di scenari, palchi, ristori, luoghi dove incontrarsi e discutere la rassegna. Un altro passaggio fondamentale riguarda il personale, l’anima dell’evento perchè rappresenta tutto ciò che è la gestione di quest’ultimo, a partire dall’accoglienza che dovrà convogliare gli ospiti ed allietarne l’approccio con i temi della rassegna. Temi fondamentali sono anche quelli della sicurezza e di un eventuale catering, entrambi giocano un ruolo importante per la riuscita dell’evento, due figure indispensabili durante una rassegna, i primi per applicare un giusto filtro e per dare un’impressione di controllo da parte dell’organizzazione, i secondi per creare un momento da condividere con tutti al di fuori di ogni discorso, un punto di incontro imparziale. Squadre di interpreti ed altre figure professionali completeranno la formazione, garantendo un’immagine strutturata dell’organizzazione, pronta ad accogliere ogni necessità. Agenzie specializzate sono ormai in grado di fornire pacchetti chiavi in mano, partendo dalla scelta della location più adatta, progettando poi gli spazi all’interno, dal palco alle luci, all’impianto audio/video, alla sceneggiatura passando per l’allestimento di sedute e ristoro, senza tralasciare ovviamente tutto ciò che riguarda la programmazione e le tempistiche della rassegna. Tutto questo, se pianificato con cura può portare dei risultati eccellenti e se coadiuvato dalla gestione della comunicazione pre e post evento si può essere certi di raggiungere un risultato durevole nel tempo, creando uno standard da ripetere successivamente.